RGPD

1. Objet et textes applicables

La présente page complète les informations concernant l’application du Règlement général sur la protection des données aux traitements réalisés dans le cadre de ulvikoq.com. Elle explique également comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.

Elle repose principalement sur :

• le règlement européen 2016/679, dit RGPD ;

• la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés, dans sa version modifiée ;

• la directive européenne 2002/58/CE relative à la vie privée et aux communications électroniques ;

• les autres règles françaises et européennes applicables aux données personnelles, aux cookies, aux technologies de suivi et aux communications électroniques.

Aucune disposition de cette page n’exclut, ne limite ni ne réduit les droits accordés par le RGPD, le droit français ou toute autre règle applicable.

2. Informations essentielles

3. Traitements concernés

La présente information couvre les traitements de données liés :

• à la consultation du site et des pages de produits ;

• à la création, à la vérification et à la gestion des commandes ;

• aux paiements et remboursements ;

• à l’expédition, à la livraison et aux retours ;

• aux demandes adressées au service client ;

• à la garantie légale de conformité ;

• à la prévention de la fraude et à la sécurité du site ;

• aux obligations fiscales, comptables et juridiques ;

• aux cookies et technologies comparables ;

• à l’envoi de communications promotionnelles lorsqu’un fondement valable existe ;

• aux réclamations et litiges.

Ces traitements peuvent concerner des personnes situées en France, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen.

Les données peuvent être traitées au moyen du site, d’applications, de plateformes techniques et de systèmes électroniques. Lorsque cela est nécessaire, elles peuvent également figurer dans des dossiers papier organisés.

4. Responsable du traitement et coordonnées

Les traitements liés à ulvikoq.com sont administrés sous le nom Ulvikoq.

• Adresse : 17193 Monroe Ave, Reading, MN 56165, US

• Téléphone : +1 (507) 437-8312

• E-mail : assist@ulvikoq.com

L’envoi des demandes par courrier électronique est recommandé afin d’en conserver une trace écrite.

Si Ulvikoq constitue uniquement le nom commercial utilisé sur le site, l’identité complète de l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement doit figurer dans la Politique de confidentialité et les documents contractuels applicables.

5. Données susceptibles d’être traitées

5.1 Identité et coordonnées

Peuvent notamment être traités :

• le nom ;

• le nom du destinataire ;

• l’adresse électronique ;

• le numéro de téléphone ;

• l’adresse de facturation ;

• l’adresse de livraison.

5.2 Commandes et service après-vente

Les données peuvent comprendre :

• le numéro de commande ;

• les produits achetés et leur quantité ;

• le montant de la commande ;

• les remises et frais de livraison ;

• l’état de la commande ;

• les renseignements relatifs aux annulations, retours, échanges et remboursements ;

• les informations associées aux demandes de garantie légale.

5.3 Paiement

Les informations transactionnelles limitées peuvent inclure :

• le moyen de paiement ou le réseau de la carte ;

• le statut du paiement ;

• le montant et la devise ;

• la référence de transaction ;

• les données bancaires partiellement masquées ;

• l’état d’une préautorisation ou d’un remboursement.

Les données bancaires complètes sont généralement traitées directement par le prestataire utilisé sur la page de paiement.

Le consommateur ne doit pas envoyer par courrier électronique ordinaire son numéro complet de carte, son cryptogramme, son mot de passe ou un code temporaire d’authentification.

5.4 Livraison

Peuvent être concernés :

• l’adresse de livraison ;

• le numéro de suivi ;

• le nom du transporteur ;

• l’état logistique ;

• les tentatives de livraison ;

• la preuve de remise ;

• les informations relatives à un colis perdu, endommagé ou refusé.

5.5 Service client

Les données peuvent comprendre :

• le contenu des demandes et réclamations ;

• les échanges par courrier électronique ou téléphone ;

• les photographies du produit ou de son emballage ;

• les documents transmis volontairement ;

• les renseignements nécessaires à la vérification de l’identité ou de la commande.

5.6 Données techniques et utilisation du site

Peuvent notamment être traités :

• l’adresse IP ;

• l’appareil et le système d’exploitation ;

• le type de navigateur ;

• la date et l’heure de consultation ;

• les pages visitées ;

• les journaux et données de session ;

• les identifiants en ligne ;

• les données issues des cookies et technologies similaires.

5.7 Préférences et consentements

Les informations peuvent comprendre :

• les choix relatifs aux cookies ;

• les preuves de consentement et de retrait ;

• l’état de l’abonnement ou du désabonnement marketing ;

• la date, l’heure et le moyen utilisés pour exprimer ces choix.

6. Origine des données

Les données sont généralement fournies directement par la personne concernée lorsqu’elle :

• consulte le site ;

• passe une commande ;

• remplit les renseignements de facturation ou de livraison ;

• effectue un paiement ;

• contacte le service client ;

• présente une demande d’annulation, de retour, de remboursement ou de garantie ;

• gère ses préférences de cookies ;

• donne ou retire son consentement.

Certaines informations peuvent également provenir des intervenants participant aux transactions ou au fonctionnement du site, notamment :

• les prestataires de paiement ;

• les banques et émetteurs de cartes ;

• les transporteurs et opérateurs logistiques ;

• les services de sécurité et de prévention de la fraude ;

• les plateformes techniques et de commerce électronique ;

• les autorités compétentes ;

• les autres organismes légalement autorisés à transmettre ces informations.

7. Finalités et fondements juridiques

Les données personnelles sont traitées uniquement lorsqu’un fondement juridique applicable existe.

7.1 Commandes et contrats

Les données peuvent servir à :

• recevoir et vérifier une commande ;

• contrôler les stocks ;

• traiter le paiement ;

• préparer et expédier les produits ;

• informer le consommateur de l’état de sa commande ;

• gérer les annulations, retours, échanges et remboursements.

Fondement juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

7.2 Sécurité des paiements et prévention de la fraude

Les informations peuvent être utilisées pour :

• vérifier une autorisation de paiement ;

• examiner une transaction inhabituelle ;

• empêcher une utilisation non autorisée ;

• protéger le site et les transactions ;

• traiter les litiges de paiement et les remboursements.

Fondements juridiques : exécution du contrat, respect des obligations légales et intérêt légitime lié à la prévention de la fraude et à la sécurité des transactions.

7.3 Expédition, livraison et retour

Les données peuvent permettre :

• de préparer l’expédition ;

• de transmettre au transporteur les renseignements nécessaires ;

• de fournir le suivi ;

• d’effectuer la livraison ;

• de traiter un échec de livraison, une anomalie, un enlèvement ou un retour.

Fondement juridique : exécution du contrat.

7.4 Service client et garantie légale

Les informations peuvent servir à :

• répondre aux questions ;

• examiner un problème concernant un produit ;

• traiter une réclamation ;

• appliquer la garantie légale de conformité ;

• fournir une assistance avant ou après l’achat.

Fondements juridiques : exécution du contrat, respect d’une obligation légale et intérêt légitime lié au traitement approprié des demandes.

7.5 Fiscalité, comptabilité et questions juridiques

Les données peuvent être utilisées pour :

• établir les documents fiscaux ;

• conserver les informations comptables ;

• répondre aux autorités compétentes ;

• respecter les obligations légales ;

• constater, exercer ou défendre des droits.

Fondements juridiques : respect d’une obligation légale et intérêt légitime lié à la défense des droits.

7.6 Sécurité du site et des systèmes

Les données techniques peuvent permettre :

• de protéger les comptes et sessions ;

• de repérer les accès inhabituels ;

• de prévenir les abus ;

• de diagnostiquer les erreurs techniques ;

• de préserver la sécurité et la continuité du service.

Fondement juridique : intérêt légitime lié à la protection des systèmes, à la prévention des abus et au fonctionnement du service.

7.7 Analyse et amélioration du site

Lorsque la loi impose un consentement, les outils d’analyse non nécessaires sont activés uniquement après son obtention.

Fondement juridique : consentement, sauf traitement technique nécessaire ou statistique autorisé sur un autre fondement.

7.8 Communications marketing

Des communications promotionnelles sont envoyées uniquement lorsque :

• la personne concernée a donné un consentement valable ;

• la législation permet leur envoi dans d’autres conditions précises.

Le consentement peut être retiré et la prospection directe peut faire l’objet d’une opposition à tout moment.

Fondement juridique : consentement ou autre fondement expressément autorisé par la loi.

8. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines informations sont nécessaires pour :

• accepter et exécuter une commande ;

• traiter un paiement ;

• organiser une livraison ;

• gérer une annulation, un retour ou un remboursement ;

• respecter les obligations fiscales et juridiques.

Sans ces renseignements, il peut être impossible d’accepter ou d’exécuter la commande, d’effectuer la livraison ou de traiter la demande concernée.

Les données marketing et celles associées aux cookies non nécessaires sont facultatives.

Le refus ou le retrait du consentement correspondant n’affecte généralement ni l’achat de produits ni l’accès aux fonctions essentielles du site.

9. Destinataires des données

Dans la mesure nécessaire à chaque finalité, les données peuvent être communiquées :

• aux prestataires de plateformes de commerce électronique ;

• aux services d’hébergement, d’informatique en nuage et de maintenance ;

• aux prestataires de paiement ;

• aux banques et émetteurs de cartes ;

• aux services de sécurité et de prévention de la fraude ;

• aux transporteurs, transitaires et opérateurs logistiques ;

• aux prestataires d’assistance et de communication ;

• aux services d’analyse ou de publicité, après consentement lorsque la loi l’exige ;

• aux conseillers comptables, fiscaux, juridiques ou assurantiels ;

• aux autorités publiques, douanières, réglementaires et judiciaires ;

• aux intervenants associés à une opération autorisée par la loi.

Certains prestataires traitent les données en qualité de sous-traitants, sur la base d’instructions écrites.

Les banques, prestataires de paiement, transporteurs ou autorités peuvent aussi traiter les données comme responsables indépendants, conformément à leurs propres documents de confidentialité.

10. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées au-delà de la période nécessaire aux finalités du traitement et aux obligations légales.

Les principes suivants s’appliquent généralement :

• commandes et contrats : pendant l’exécution du contrat, puis pour répondre aux exigences fiscales, comptables et civiles ;

• paiements et remboursements : pendant la gestion de la transaction, des litiges et des obligations légales ;

• service client : pendant le traitement de la demande, puis durant la période nécessaire aux éventuelles réclamations ;

• garanties légales : pendant la garantie et la période utile à la défense des droits ;

• journaux techniques et de sécurité : pendant une durée limitée, nécessaire à la sécurité, aux enquêtes sur les abus et à la gestion des incidents ;

• marketing : jusqu’au retrait du consentement, à l’opposition ou à l’expiration de la durée applicable ;

• preuves de consentement : pendant la période nécessaire pour démontrer la conformité ;

• cookies et identifiants similaires : selon les durées indiquées dans la Politique relative aux cookies.

À l’expiration de la période applicable, les informations sont supprimées ou anonymisées. Leur traitement peut être limité lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits impose leur conservation.

11. Transferts hors de l’Espace économique européen

Le site utilise une adresse de contact aux États-Unis et peut recourir à des infrastructures ou prestataires situés hors de l’Espace économique européen.

Certaines données peuvent donc être transférées vers un pays tiers ou y être consultées.

Lorsque la loi l’exige, le transfert repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;

• les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;

• des règles d’entreprise contraignantes, lorsqu’elles s’appliquent ;

• une dérogation particulière prévue par le RGPD ;

• un autre instrument de transfert légalement reconnu.

Selon les risques, des mesures complémentaires peuvent aussi être employées :

• chiffrement ;

• restriction des accès ;

• séparation des données ;

• minimisation ;

• gestion des autorisations ;

• vérification des prestataires.

Toute demande concernant les garanties applicables à un transfert déterminé peut être envoyée à assist@ulvikoq.com.

12. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser :

• des cookies strictement nécessaires ou techniques ;

• des outils de sécurité et de prévention de la fraude ;

• des cookies de préférence ;

• des outils d’analyse ;

• des technologies publicitaires ou marketing ;

• du stockage local et d’autres identifiants en ligne.

Les cookies strictement nécessaires peuvent être employés sans consentement préalable lorsque le droit applicable l’autorise.

Les cookies d’analyse, de publicité et les autres technologies non nécessaires sont activés après obtention d’un consentement valable lorsque celui-ci est requis.

La personne concernée peut :

• accepter les cookies non nécessaires ;

• les refuser ;

• choisir par catégorie ;

• modifier ultérieurement ses préférences ;

• retirer son consentement.

Les catégories, prestataires, finalités et durées sont détaillés dans la Politique relative aux cookies et le panneau de gestion des préférences du site.

13. Traitements automatisés et contrôles des risques

Les prestataires de paiement, de sécurité ou de prévention de la fraude peuvent employer des systèmes automatisés pour analyser le risque d’une transaction.

Cette analyse peut prendre en compte :

• la cohérence des données de paiement ;

• les adresses de facturation et de livraison ;

• les informations relatives à l’appareil et au réseau ;

• l’historique des tentatives de paiement ;

• les indicateurs techniques de risque ;

• les litiges antérieurs ou transactions inhabituelles.

Sauf indication particulière contraire, aucune décision produisant un effet juridique ou une conséquence similaire importante n’est prise uniquement sur la base d’un traitement automatisé.

Si un traitement soumis à l’article 22 du RGPD est utilisé ultérieurement, des informations précises sont fournies sur :

• la logique appliquée ;

• l’importance du traitement ;

• ses conséquences possibles ;

• la manière de demander une intervention humaine ;

• la possibilité d’exprimer un avis ou de contester la décision.

14. Données relatives aux mineurs

Le site et les produits proposés ne sont pas spécialement destinés aux mineurs.

Aucune donnée concernant un mineur n’est sciemment collectée pour une finalité incompatible avec le droit applicable.

Si de telles informations sont découvertes sans fondement juridique valable ou sans autorisation nécessaire, elles sont supprimées ou leur traitement est limité selon les circonstances.

15. Mesures de sécurité

Selon la nature des données, les finalités et les risques raisonnablement prévisibles, les mesures techniques et organisationnelles peuvent comprendre :

• des connexions chiffrées ;

• des contrôles d’accès ;

• des dispositifs d’authentification ;

• des restrictions d’autorisation ;

• les mises à jour des logiciels et systèmes ;

• les journaux d’incidents de sécurité ;

• les procédures de sauvegarde et de restauration ;

• la sélection et la surveillance des prestataires ;

• les procédures de réponse aux incidents ;

• la formation et les consignes destinées aux personnes autorisées.

Aucun système d’information ne peut éliminer totalement les risques de sécurité. Les mesures peuvent évoluer selon les risques, les progrès techniques et les conditions opérationnelles.

16. Droits des personnes concernées

Dans les conditions et limites prévues par le RGPD, une personne concernée peut :

• obtenir des informations sur le traitement ;

• accéder à ses données ;

• faire rectifier des renseignements inexacts ;

• compléter des données incomplètes ;

• demander leur effacement ;

• demander la limitation du traitement ;

• s’opposer à certains traitements ;

• recevoir les données admissibles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;

• demander leur transmission à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible ;

• retirer son consentement à tout moment ;

• ne pas faire l’objet, dans les cas prévus par la loi, d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;

• déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

• saisir une juridiction compétente.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

L’effacement, la limitation, l’opposition et la portabilité s’exercent uniquement dans les conditions prévues par la loi.

La personne concernée peut s’opposer à tout moment au traitement de ses données à des fins de prospection directe.

17. Présentation d’une demande

Une demande peut être adressée par :

• Téléphone : +1 (507) 437-8312

• E-mail : assist@ulvikoq.com

Il est recommandé de préciser :

• le nom ;

• le droit exercé ;

• l’adresse électronique liée au compte ou à la commande ;

• le numéro de commande, le cas échéant ;

• les renseignements nécessaires à l’identification des données concernées.

Des éléments complémentaires de vérification sont demandés uniquement lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires pour confirmer l’identité et empêcher une divulgation non autorisée.

Le traitement des demandes est gratuit.

Lorsqu’une demande est manifestement infondée ou excessivement répétitive, des frais raisonnables peuvent être demandés ou son traitement peut être refusé dans les limites autorisées par la loi.

18. Délai de traitement des demandes

Les demandes sont traitées sans retard injustifié et reçoivent normalement une réponse dans le mois suivant leur réception.

Lorsque leur complexité ou leur nombre le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.

La personne concernée est informée de la prolongation et de ses motifs dans le mois suivant la réception de sa demande.

Si la demande n’est pas acceptée, les motifs sont communiqués dans le délai applicable, avec les informations relatives au droit de saisir une autorité de contrôle ou une juridiction.

19. Réclamation auprès d’une autorité

Toute personne estimant que le traitement de ses données enfreint le RGPD, le droit français de la protection des données ou une autre règle applicable peut saisir l’autorité de contrôle compétente, sans préjudice de ses autres recours administratifs ou juridictionnels.

Pour les personnes concernées en France, l’autorité compétente est la CNIL — Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Une réclamation relative au traitement des données peut être déposée auprès de la CNIL selon la procédure applicable.

20. Délégué à la protection des données

Les coordonnées d’un délégué à la protection des données, ou DPO, ne sont publiées dans la Politique de confidentialité que si une désignation officielle a été effectuée.

En l’absence de coordonnées publiées pour un DPO, les demandes relatives à la confidentialité et aux données personnelles peuvent être envoyées à assist@ulvikoq.com.

21. Représentant dans l’Union européenne

Lorsque les traitements relèvent de l’article 3, paragraphe 2, du RGPD et qu’aucune exception prévue par l’article 27 ne s’applique, un représentant dans l’Union européenne doit être officiellement désigné conformément à la loi.

Son identité et ses coordonnées ne doivent être publiées qu’après cette désignation formelle.

22. Contact et horaires

Pour toute question concernant le traitement des données, les cookies, les préférences de consentement ou les droits des personnes concernées :

• Adresse : 17193 Monroe Ave, Reading, MN 56165, US

• Téléphone : +1 (507) 437-8312

• E-mail : assist@ulvikoq.com

• Horaires, CET/CEST :

  • du lundi au vendredi : 09:00–18:00 ;

  • le samedi : 09:00–16:00.

Ces horaires de service ne modifient pas les délais légaux prévus par le RGPD pour le traitement des demandes.

23. Mise à jour de la page

La présente page peut être adaptée en raison :

• d’une évolution législative ou réglementaire ;

• d’une modification des traitements ;

• de l’ajout ou du retrait d’un prestataire ;

• d’une mise à jour des mesures de sécurité ;

• d’un changement dans l’utilisation des cookies ;

• d’une évolution de la procédure d’exercice des droits.

La version actualisée est publiée sur le site avec sa date de dernière mise à jour.

Les modifications n’affectent pas les droits déjà acquis par les personnes concernées avant leur entrée en vigueur.